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座谈会主持人要有把控应变能力

作者:赵纪辉
发布时间:2016年07月21日 08:58
来源:中国组织人事报

  一般情况下,召开座谈会的主要目的是了解情况、听取意见、发现问题、推进工作。相对于其他类型的会议,座谈会具有规模较小、程序灵活、氛围轻松、针对性强等特点,但也容易出现意想不到的情况,因此对主持会议提出了更高的要求。笔者认为,想要开好座谈会,会议主持人首先要了解座谈会的特点,同时也必须具有较强的应变能力和现场把控能力,重点要注意把握好以下几个方面的问题:

  提升引导力,开门见山讲清主题。顾名思义,座谈会的主要内容和过程是交谈讨论,最常见的是征求意见座谈会、工作推进座谈会。所以,让参会人员讲出自己的真实想法是召开座谈会的关键,参会人员敢不敢讲、讲得怎么样,会议主持人是重要因素。主持人的开场白就是“药引子”,座谈中,主持人的开场导语既要把会议目的讲清楚,又要体现出诚意,不能给参会人员走过场的感觉,要让参会人员真切感受到自己是有话语权的,自己的意见建议对于做好这项工作是有重要参考价值的,而不是可有可无,更不是来凑数的。唯有如此,参会人员才能掏出自己的“心窝子”,才能打开参会人员的“话匣子”,让参会人员知无不言、言无不尽。

  提升判断力,寻根究底弄清关键。俗话说:“高手在民间”。在召开座谈会过程中,往往会听到一些有思考、有深度的发言,也会发现一些鲜活生动、有代表性的典型。当遇到这种情况时,会议主持人应该怎么办?是视而不见,让其自然地结束,还是一问究竟,弄个明白?答案是一个字:追。在座谈中,一旦听到让大家眼前一亮的发言或信息,主持人应当进行追问,深入了解,弄清事情的来龙去脉,掌握问题的关键环节,让参会人员把过程讲清楚,把意见建议说深说透,不能轻易放过任何有价值的意见或信息。这样既能活跃现场氛围,不让会议那么死板,又能引发大家共鸣,增强会议效果。另外,主持座谈会议还要有闻过则喜的态度,对于座谈过程中听到的反面意见或尖锐问题,要正确看待,科学判断,虚心接受别人的批评建议,不能因此影响自己的情绪,更不能影响会议进程。

  提升控制力,审时度势把握方向。作为会议主办方来讲,在座谈会中既希望听到让人过瘾、“有辣味”的发言,但同时也担心出现参会人员语言过激、草草收场的尴尬局面。那么,在座谈会中一旦遇到参会人员语言过激,或是发言跑题,或是欲言又止,或是会议冷场,主持人应该怎么办呢?这时,主持人就要发挥现场总协调、总开关、总动员的作用,把座谈发言引导到所希望的轨道上来。如果出现语言过激的情况,主持人可以进行适当解释,与发言者一起讨论情况、分析原因,而不能直接插话,更不能简单打断;如果出现发言跑题的情况,主持人可以进行适当启发,或者现场发问,通过一问一答的形式,把发言者的思路绕回到正题上来;如果出现欲言又止的情况,主持人可以借机做好思想工作,打消参会人员的思想顾虑,提高大家发言的积极性;如果出现会议冷场的情况,主持人可以进行适当引导,也可以抛砖引玉、现身说法,把参会人员的情绪调动起来。当然,提升控制力的一个重要表现是把握好会议时间,把会议控制在恰如其分的时间内,时间过长或过短都会使会议效果打折扣。

  提升分析力,集思广益解决问题。交流讨论只是过程,座谈会的最终目的是为了统一思想,解决问题。与其他会议相比,座谈会最大的优势是能够一边座谈讨论交流,一边形成解决问题的最佳思路,可以在座谈中统一思想,在座谈中提升认识,在座谈中解决问题。想要座谈会取得成功,会议主持人既要善于倾听,又要善于引导,还要善于思考。座谈会上,如何在较短时间内综合大家的发言,并结合个人的思考,形成自己明确的观点思路,是对会议主持人的一个考验。经验丰富的主持人要能够在大家交流发言的基础上,迅速地对各方面信息进行综合分析比较,去粗存精,去伪存真,找到解决问题的最优方法路径,做到征求意见与回应问题相结合,统一思想与推进工作相结合,真正发挥座谈会的最大效应。

  除此之外,主持开好座谈会事先要做好充分准备,比如确定会议主题、选择会议场地、设计会议流程、明确发言顺序等,只有事前对会议流程进行预演,对会议概况进行预判,对会议结果进行预期,才能做到主持会议游刃有余,才能收到良好的会议效果。