工作总结是机关常用的文种之一，也是机关文字工作者经常写作的内容。笔者认为，要写好工作总结，需从以下几方面着手。
明白文体特点。只有对工作总结这种文体了然于胸，才能为写出高质量的文稿奠定基础。一是明白写作目的。工作总结应对已经完成的工作进行整理回顾、分析研究、找出问题，从而探寻出规律性的东西、明确今后发展的方向。二是明白篇章架构。在结构上，工作总结有总分式、并列式、二分式、三分式等几种格式。其中常用的是三分式，即基本情况、经验做法、问题建议三部分。三是明白基本要求。好的工作总结，要求能把思想写出来、把经验找出来、把特色亮出来。
掌握准备重点。一是把意图领会好。准确领会上级和领导的意图是写好工作总结的前提。要努力学习上级有关精神，认真研究本级领导指示，及时沟通交流，充分听取意见建议，全面准确地把领导的意图领会好、把握好。二是把思路研究透。在行文之前，要根据上级指示、领导意图、在手材料和实际情况等因素，理出各个部分之间、中心与部分之间的关系，确定总结的重点、各个部分的次序。这样动起笔来省劲，看起来也清晰。三是把材料准备足。写好工作总结，占有丰富的材料是其中重要一环。要详细掌握整个单位或部门已经做了哪些主要工作、面临的利弊条件和矛盾、采取了哪些办法和措施等，真正做到心中有数。
把握写作要点。一是内容要全面。工作总结是全局工作或单项工作全貌的反映。因此，必须充分体现总结的全面性和客观性。在内容安排上要深思熟虑，有效处理好点与面的关系，不遗漏各个方面、不疏忽每个环节，做到点面结合、统筹兼顾。二是行文要紧凑。零乱无序的行文方式是写作的大忌。工作总结的写作要环环紧扣，围绕手中占有的材料进行提炼、升华，用富有条理性、逻辑性的语言，把该讲的问题讲清楚。三是特色要突出。现在的工作总结写作，普遍存在“老模式”“一般化”现象。作为总结起草者，要能从众多的工作中，把最体现特色的东西挖掘出来，写实、写精、写透。四是语言要精练。工作总结的写作和讲话稿的写作有所不同，不需要太华丽的语言。要简洁用语、精练措辞、严密组句，用准确形象的表述把内容呈现出来。
抓住修改难点。文章不厌千回改，千锤百炼出精品。一是精挑细选善取舍。我们手中掌握的材料，大多时候是分散的、零星的、琐碎的，要能够鉴别材料、选择材料，在认真分析研究基础上，进行科学的取舍，剔除那些一般化的内容、突出那些吸引人的部分。二是不落俗套有新意。文字工作者不能总是“翻开报纸找点子、关起门来写稿子”，要善于思考，抓住事物的本质和规律，力求出新品、出精品。三是实事求是不遮丑。工作总结不光是对成绩的肯定，也是对教训的审视。不能只讲好的，不讲坏的，揭露问题不足，歌功颂德有余。要实事求是，标准不走样，数据不掺假，真正使工作总结起到肯定成绩、找出问题、推动工作的作用。
